Ne dit-on pas qu’ un homme averti en vaut deux ?

Nous pensons en effet que plus le chef de projet aura conscience des difficultés liées à sa fonction, mieux il sera à même de les gérer !  C’est pourquoi nous vous proposons de passer en revue ici les principaux obstacles rencontrés par les chefs de projet sur le terrain.

Qu’ils le soient sur des projets occasionnels ou à temps plein, les chefs de projet nommés en interne au sein de leur entreprise sont confrontés à des réalités parfois difficiles à gérer : un management transversal et non hiérarchique, des objectifs non partagés, des délais difficiles à tenir, des outils non adaptés, des équipes difficiles à motiver… petit tour de piste des principales difficultés rencontrées sur le terrain par les chefs de projet..

1- Le manque de temps
Le chef de projet est souvent un chef de projet occasionnel qui doit donc articuler son temps entre sa charge de travail quotidienne et sa charge « projet »… une gestion rigoureuse de son plan de charge est alors utile… une définition de sa disponibilité sur chaque projet également…

2- La difficulté à fédérer des collaborateurs
Le mode projet induit en règle général un mode de management transversal non hiérarchique entraînant parfois un manque de légitimité pour le chef de projet nommé. Une lettre de mission expliquant le rôle et les attributions du chef de projet est alors la bienvenue pour renforcer le positionnement du chef de projet. Un discours mobilisateur et une attitude de leadership positive et motivante sont également la règle pour impliquer son équipe.

3- Des difficultés d’orientation
Par où commencer ? Une organisation sans faille et une planification opérationnelle doit être le maître mot. Un plan d’actions clair, approuvé et partagé par tous est l’idéal. Une visualisation sur un diagramme de Gantt est un plus. Et si votre projet est long n’oubliez pas de le fragmenter et de le ponctuer de jalons qui serviront de point d’étape et remobiliseront vos troupes sur l’atteinte de l’objectif.

4- Des problèmes pour identifier toutes les actions à mener
Le chef de projet (et de surcroît son équipe) manque parfois de lisibilité sur son projet. Qui fait quoi ? quand ? pour quand ? comment ? avec qui ?
Une planification rigoureuse, un organigramme des tâches, un logiciel de gestion de projet sont autant d’outils qui peuvent s’avérer fondamentaux pour le suivi du projet.
Et rappelez-vous : une tâche complexe est toujours plus facile à mener si elle est découpée en plusieurs sous-tâches.

5- Des difficultés à identifier et articuler les parties prenantes au projet
Qui fait quoi ? qui décide quoi ?qui participe à quelle réunion ? A qui dois-je transmettre l’information ? qui est mon interlocuteur privilégié pour telle ou telle thématique ?
La communication multi directionnelle dans un projet n’est pas chose aisée mais reste primordiale pour la réussite de celui-ci.
Toutes ces questions doivent être abordées en amont, avant la réunion de lancement, pour rendre la transmission d’information la plus fluide possible et permettre une avancée du projet régulière et sans heurts.

6- Parvenir à faire fi de ses préjugés
Le Chef de projet en interne connaît habituellement ses collaborateurs sur un projet soit pour avoir déjà travaillé avec eux soit pour avoir entendu parlé d’eux. ( ex : « lui il ne travaille pas assez» /On ne pourra rien lui demander » / « lui, il fait toujours la tête »….. Il est important qu’un chef de projet fasse abstraction de ses préjugés car un collaborateur travaille bien souvent différemment sur ses tâches quotidiennes et sur les tâches d’un projet…

7- Un leadership parfois difficile à affirmer
Un chef de projet doit affirmer son rôle de leader. Pour cela il va devoir motiver son équipe et cela passe par la communication : une communication positive et motivationnelle !

8- La difficulté à prendre du recul
En cas de difficulté à tenir les délais, de situation tendue avec le client ou avec vos équipes, des réorientations seront parfois nécessaires. La gestion des risques dans un projet nécessite un process spécifique avec la mise en place d’outils adaptés… et une nécessaire prise de recul pour prendre les bonnes décisions au bon moment.

9- La difficulté à prendre des risques
Toute avancée suppose une prise de risque …mesurée si possible mais une prise de risque tout de même. Si le chef de projet est un interne il craint parfois pour son ascension interne, il peut alors être frileux à l’idée de prendre des risques ou à s’affirmer sur un projet… La peur de l’échec peut conduite à l’inaction, il devient alors difficile d’atteindre les objectifs du projet dans ces cas …

10- La peur de faire face à sa hiérarchie.
Dans nombre d’entreprises coexiste un fonctionnement verticalisé (hiérarchique) et en Mode projet (transversal). Le chef de projet par son implication, ses décisions peut avoir peur de vexer sa hiérarchie, et par là-même aller toujours dans son sens, même si les choix de sa hiérarchie sont en contradiction avec l’avancée du projet…

Et un dernier conseil pour terminer : Enfin bien souvent …. Un projet est jumelé à une phase de conduite de changement qui doit être mené comme un véritable projet à part entière… la conduite de changement ne s’improvise pas : elle obéit à des règles organisationnelles et comportementales spécifiques dont le chef de projet devra tenir compte. (CF notre article sur cette thématique)

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