Faisons suite à notre dernier article sur l’importance de clarifier les attendus d’une tâche. Nous avions vu, que pour être bien exécutée il était important qu’une tâche soit claire et comprise par tous. Nous avons également vu que le rôle de chacun devait être clairement défini et qu’un outil appelé matrice des responsabilité ou RACI pouvait être fort utile dans ce cas.
Le RACI permet de définir clairement chaque responsabilité, d’éviter toute redondance de rôle et toute incompréhension.

Soyez en convaincu : ce temps passé à l’affectation des rôles et responsabilités de chacun n’est pas du temps perdu !

La matrice de responsabilité ou RACI permet de définir qui est chargé de la réalisation de chacune des actions selon 4 types de contributions.

En effet, RACI est t un acronyme anglais qui signifie : 

• R – pour Responsable – (le « Réalisateur » en français). Il a en charge la réalisation de la tâche pour laquelle il est nommé. Il est sous la responsabilité d’un A
• A – pour Accountable – (nous pourrions le traduire par l’Autorité en français) – Il supervise, décide, et rend des comptes Il « Assume », celui qui est garant de la bonne réalisation et du suivi de la tâche.
• C – pour Consulted – (Le conseiller en français) – Il est consulté pour avoir des informations ou une aide. Ce sont généralement des experts qui détiennent une compétence sur la tâche en question. Ils apportent des conseils.
• I – pour Informed (l’Informé en français) – Il est celui que l’on informe de la tâche ou de sa réalisation. Ces personnes doivent être informées même si elles n’exercent pas un rôle direct dans le projet car elles peuvent être impactées d’une manière ou d’une autre. Elles sont en copie des points et décisions importantes.

Parfois certains parlent de RASCI : le S correspondant au rôle de Support, un rôle complémentaire qui peut avoir son importance selon la nature du projet.

Précisions utiles :

• Il y a toujours à minima un R et un A sur une tâche.
• Le R et le A peuvent être la même personne. L’individu est dans ce cas le propre responsable de sa tâche.
• Chaque action doit avoir un A et un seul.
• Toute tâche non attribuée à un responsable risque de ne jamais être réalisée.
• Attention si le chef de projet attribue la responsabilité d’une tâche à deux personnes (2R) : cela peut-être risqué s’il ne précise pas le champ d’action de chacun des R car dans la pratique, quand il y a deux responsables, bien souvent, personne ne se sent responsable…
• Il peut ne pas y avoir de C sur une tâche
• Il peut ne pas y avoir de I sur une tâche
• Les C sont en général consultés par le R
• Les I sont en général informés par le A

Comment se matérialise la RACI ?

Le RACI est souvent représenté par un tableau à double entrée avec :

• en ligne, les tâches, actions, jalons, livrables etc.
• en colonne, les différents intervenants.
• Il suffit ensuite de noter le rôle joué par chaque intervenant en fonction des activités. Ce qui revient à renseigner les croisements des lignes et des colonnes avec une ou plusieurs lettres

Une petite précision : les intervenants mentionnés ne sont pas forcément des personnes physiques. Le tableau peut mentionner des entités telles que services, fonctions ou métiers (ex : Client X / Fournisseur Y / COPIL…)

Un exemple pour illustrer tout cela ?

Voici un exemple de mise en œuvre pour un projet dont l’objectif est l’organisation d’un séminaire. Nous présentons ici sous forme de RACI quelques-unes des tâches qui composent l’étape relative à la gestion des invitations.

Pour conclure rappelez-vous que les risques en absence de RACI sont multiples :

• qu’une tâche soit non affectée, mal affectée,
• qu’une tâche soit mal réalisée
• une perte de temps à réexpliquer les rôles qui n’auront pas été précisé en amont
• une baisse de la motivation
• une baisse de la cohésion d’équipe, des conflits entre équipiers
• et enfin, des difficultés à atteindre l’objectif de votre projet

Convaincu de l’utilité du RACI ?
Alors à votre RACI c’est parti !