Partager la publication "Réussir son projet : Comment élaborer un plan de management projet ?"
Un plan de management de projet solide est le pilier de la réussite, permettant de définir clairement les objectifs, de planifier les activités, de gérer les ressources et de prévoir les risques.
Nous explorerons ensemble les étapes essentielles et partagerons des conseils pratiques pour vous aider à concrétiser vos projets avec succès.
Préparez-vous à maîtriser l’art du plan de management et à mener vos projets vers de nouveaux sommets !
Qu’est ce qu’un PMP ?
Le plan de management de projet est un document essentiel au bon déroulé d’un projet. Identifié comme un grand livrable de la phase de planification de la méthodologie de gestion de projet, ce document peut être utile tout au long du déroulé d’un projet. Outil pour une planification stratégique de votre projet, il vous servira de guide tout au long de celui-ci en décrivant comment les activités seront menées pour l’atteinte des objectifs
Comment élaborer un plan de management de projet ?
Un plan de management de projet décrit la façon dont vous allez mener votre projet et donc atteindre les objectifs de votre projet
Il présente votre méthode projet, les jalons importants du projet, les grandes étapes de votre projet et votre organigramme de tâche.
Il est en général initié avec les principales parties prenantes du projet lors de la phase d’initialisation puis présenter lors du cadrage du projet.
Ce peut-être un document papier mais le plus souvent aujourd’hui il est en ligne dans votre outil de gestion de projet et est illustré par un Gantt, un Pert, un suivi RACI de votre travail…
Si ces termes « techniques » ne vous parle pas encore, on vous explique tout ça et n’hésitez pas à consulter nos autres articles .
L'élaboration du plan de management
L’élaboration d’un plan de management projet est essentiel pour le pilotage de projet. Cet ensemble de documents vous permettront de mettre en place un plan d’action efficace et ce pour l’ensemble du déroulé du projet.
la définition du périmètre du projet
La définition du périmètre du projet prend une place à part entière au sein du plan de management de projet. Le périmètre du projet c’est avant tout un cadrage du projet permettant de réaliser le projet en s’assurant de limiter les dérives possibles. Bien définir le périmètre du projet c’est avoir connaissance des objectifs SMART du projet. Pour cela, recueillir les exigences du client est un point important dans la définition de ces objectifs.
La planification des activités et des délais
Une grande étape de l’élaboration d’un plan de management de projet consiste à planifier les activités et les délais.
- Dans un premier temps visualiser les grandes étapes et jalons importants du projet
- Puis décomposer le projet en tâches et sous-tâches. Cela permet de mieux appréhender les différentes étapes nécessaires à la réalisation du projet. Vous pouvez ainsi créer le WBS ou Work Breakdown Structure c’est-à-dire l’organigramme des tâches.
- Une fois le projet décomposé, il est important d’estimer les durées de chaque activité et de déterminer les dépendances entre elles. Cette étape permet d’identifier les activités critiques et de planifier de manière réaliste le calendrier du projet. Le chemin critique d’un projet c’est la durée minimale nécessitée pour la réalisation d’un projet. Ce chemin critique vous permettra d’établir un calendrier réaliste pour l’atteinte de votre finalité.
Vous devrez également avoir connaissance de vos ressources, de vos acteurs en mesure de réaliser ce travail : leur nombre, leurs compétences, leur positionnement, leur disponibilité…
Outils et méthodes de planification
De multiples méthodes et outils existent pour vous aider : le Gantt en fait partie. Plus d’informations sur le diagramme de Gantt dans cet article :
Allocation des ressources
Qu’elles soient Humaines, financières ou matérielles, la gestion des ressources de votre projet dépendra surtout de la bonne identification des besoins nécessaires pour l’exécution de votre projet. En parallèle vous devrez ajuster au mieux les ressources utilisées de manière à les repartir le plus parfaitement possible.
A ce stade, il est important :
- D’Identifier les compétences nécessaires
- De répartir les responsabilités et les rôles au sein de l’équipe
- D’ Assurer un équilibre optimal des ressources pour garantir la bonne réalisation des tâches et un plan de charge optimal
(Retrouvez notamment notre article sur la matrice RACI en cliquant juste ici)
Finalement, des ajustements vous seront demandés que vous pourrez mettre en place. Ces ajustements au niveau des ressources vous seront possible grâce à la bonne analyse des contraintes ou opportunités présentées grâce aux tableaux de bord de projet, au suivi de l’avancement de celui-ci ou aux mesures de performances.
Gestion des risques
La gestion des risques est une composante essentielle d’un plan de management de projet.
Il est nécessaire :
- d’identifier les risques du projet, et de les centraliser dans un registre des risques
- de mener à bien une évaluation des risques, de leur impact et leur probabilité,
- et de mettre en place des mesures pour minimiser les conséquences négatives ou maximiser les conséquences positives sur le projet. La gestion des risques doit être un processus continu tout au long du projet, avec une surveillance régulière et des ajustements si nécessaire. Par ailleurs des plans d’actions doivent être définis pour réagir rapidement en cas de survenance des risques.
Ce sujet vous intéresse : retrouvez notre article sur ‘pourquoi et comment gérer les risques de mon projet’
Communication et coordination des parties prenantes
Une communication claire et efficace ainsi qu’une coordination adéquate entre les membres de l’équipe sont essentielles pour la réussite d’un projet.
Il est important :
- d’établir un plan de communication détaillé, en précisant les modes de communication, les fréquences et les destinataires des informations.
- Ces communications vous serviront à favoriser la collaboration et la coordination entre les membres de l’équipe permettant de garantir une compréhension commune des objectifs et des tâches à accomplir par l’ensemble de l’équipe projet.
Suivi et pilotage
Le suivi régulier de l’avancement du projet et le contrôle de son exécution sont des éléments clés d’un plan de management de projet efficace.
Il est nécessaire :
- de mettre en place des indicateurs de suivi pertinents, afin de mesurer l’avancement par rapport aux objectifs fixés.
- D’effectuer es contrôles réguliers permettent de détecter les écarts éventuels par rapport au plan initial
- et de prendre des mesures correctives si nécessaire.
Mise en œuvre et ajustements
Une fois le plan de management de projet élaboré, il est temps de passer à sa mise en œuvre. Cela implique la mobilisation de l’équipe et le démarrage des activités planifiées. Il est essentiel de communiquer clairement les rôles et les responsabilités à chaque membre de l’équipe, de les motiver et de les soutenir dans leurs tâches.
Tout au long de la réalisation du projet, un suivi régulier de l’avancement doit être effectué. Si nécessaire, des ajustements au plan initial peuvent être apportés pour répondre aux changements ou aux imprévus qui surviennent en cours de route. Il est important de rester flexible et de s’adapter aux nouvelles circonstances tout en maintenant le cap sur les objectifs du projet.
Conclusion
L’élaboration du plan de management de projet est un critère clé de la réussite de vos projets. Nous vous suggérons d’être adaptable et flexible, cependant l’ensemble du déroulé d’un projet doit être défini de manière à éviter tous les imprévus. La rédaction du plan de management de projet va dans ce sens. Ce document vous permettra de planifier et gérer au mieux l’ensemble des activités et du déroulé d’un projet. Par ailleurs il vous permettra de vérifier au mieux l’avancement du projet par rapports aux objectifs fixés et prendre des mesures correctives en cas de besoin.
Ce document présentera une feuille de route claire et méthodique de la conception d’un projet jusque sa livraison.
Un dernier conseil : rien de mieux qu’un outil de gestion de projets collaboratifs pour mettre en œuvre et suivre en temps réel la réalisation de votre projet
Si vous voulez découvrir un outil tout en un efficace et facile d’utilisation rendez-vous ici pour découvrir Facility Project, le logiciel français de gestion de projet collaboratif.
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